Zeitmanagement Methoden & Tipps

Zeitmanagement Methoden & Tipps
Wer kennt es nicht. Die Todo Liste wächst mal wieder schneller als man Aufgaben abarbeiten kann. “Dann musst du dein Zeitmanagement verbessern” hört man dann gerne, wenn man sich mal wieder über den Job beschwert. Doch was bedeutet das eigentlich und welche Möglichkeiten gibt es, wieder der Herr über die eigene Zeit zu werden? Wir haben uns das Thema Zeitmanagement einmal genauer angeschaut und die wichtigsten Themen zusammengetragen.

Zeitmanagement Definition

Schauen wir zunächst bei unserem besten Freund nach: Wikipedia.

“Unter Zeitmanagement (auch Zeitplanung; englisch time management; [-'mænɪdʒmənt]) versteht man im Rahmen des Selbstmanagements alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.”

Quelle: Wikipedia

Schauen wir uns diesen Satz kurz genauer an. “[…]im Rahmen des Selbstmanagement […]”.

Zeitmanagement ist also etwas für das man selbst verantwortlich ist. Auch wenn das vielleicht logisch klingt, so ist es doch nicht ganz selbstverständlich. Zu erkennen, dass es an einem selbst liegt die eigene Zeit zu planen, auch einmal Nein zu sagen und mit den eigenen Ressourcen verantwortungsbewusst umzugehen ist sicher der erste Schritt um den eigenen Workload in den Griff zu bekommen.

“[…]Die zur Verfügung stehende Zeit […]” – Wie viel Zeit steht mir denn überhaupt zur Verfügung? Wenn man an seinen Arbeitsalltag denkt sind das in den meisten Fällen 8 Stunden. Doch diese 8 Stunden sollte man nicht komplett verplanen. Es sollte immer ein Puffer für mögliche dringende, spontan auftauchende Aufgaben vorhanden sein. Die Zeit zu kennen, die einem wirklich für die Bearbeitung der eigenen Aufgaben zur Verfügung steht, ist daher essentiell für ein erfolgreiches Zeitmanagement.

“[…] möglichst produktiv zu nutzen […]” – Dieses Wort: produktiv. Ohne hier weiter ins Detail zu gehen: Nutze die Zeit sinnvoll! Man kann auch mit einer Nagelfeile einen Baum fällen, doch das ist sicher nicht produktiv. Eine Kettensäge führt einen hier wesentlich schneller zum Erfolg und ist dabei eben noch um ein vielfaches effizienter.

In einfacheren Worten kann man “Zeitmanagement” daher auch folgendermaßen definieren: Nutze deine Zeit möglichst sinnvoll!

Diese Zeitmanagement Methoden gibt es

Auch wenn man theoretisch weiß, was Zeitmanagement bedeutet. Wissen macht einen noch lange nicht zum Meister. Doch zum Glück haben sich einige die ihr Zeit perfekt im Griff haben ein paar Gedanken gemacht und Methoden entwickelt, mit denen sich die eigene Zeit bestens planen lässt. Das wichtigste dabei: So wie auch jeder Mensch ein anderer Lerntyp ist, so ist auch jeder Mensch beim Thema Zeitmanagement anders. Der eine LIEBT seine handschriftliche ToDo-Liste auf dem cafe durchtränkten College-Block. Der andere kann ohne Wunderlist, Trello und Co nicht einmal mehr Kaffe kochen! Daher sollte man zu Beginn einfach ausprobieren und sich langsam das eigene System zurecht legen.

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1. Das Eisenhower Prinzip

Als “normaler” Mensch kann man sich nur schwer vorstellen, wie lang die Aufgabenliste eines US-Präsidenten sein muss. Auch wenn Eisenhower dieses Prinzip nicht nachweislich verwendet hat, hätte es ihm doch sicherlich geholfen.

Wie funktioniert die Eisenhower Matrix?

Das Prinzip ist eigentlich recht simpel. Wenn wir davon ausgehen, dass wir nur eine begrenzte Zeit zur Aufgabenbearbeitung zur Verfügung haben, müssen wir natürlich entscheiden, welche Aufgaben wir als erstes erledigen. Hier hilft die Eisenhower Matrix.

Jede Aufgabe wird dabei anhand von zwei Kriterien eingeordnet: Dringlichkeit und Wichtigkeit.

  • Aufgaben die besonders wichtig UND dringend sind landen dabei ganz oben in der Liste und müssen direkt von uns erledigt werden.
  • Die nächste Stufe bilden Aufgaben, die entweder wichtig ODER dringend sind. Wichtige Aufgaben wollen wir vermutlich selbst erledigen und sollten diese daher lediglich auf später terminieren, bis sie auch dringend werden und damit in die erste Kategorie rutschen (wichtig und dringend).

Aufgaben die zwar möglichst schnell erledigt werden müssen, jedoch nicht extrem wichtig sind, können wir einfach an Mitarbeiter oder Kollegen abgeben.

Priorisieren mit der Eisenhower Matrix

Doch was ist mit den Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind? An dieser Stelle ist der Mut zur Lücke gefragt und jeder hat die Aufgabe, Prioritäten zu setzen. Solche Tasks können nämlich einfach von der Liste gestrichen werden! Nein zu sagen ist nicht einfach, erleichtert das Zeitmanagement jedoch immens. Die Eisenhower Matrix erleichtert uns die Entscheidung, welche Aufgaben wir ablehnen sollten.

2. Die Alpen methode

Eine gute Vorbereitung ist schon die halbe Miete. Seinen Arbeitstag daher schon am Abend vorher zu planen, kann durchaus hilfreich sein, um am Tag selbst nicht in puren Aktionismus zu verfallen und wild drauf los zu arbeiten – ohne überhaupt einen Plan zu haben! Solch einen Plan kann man sich mit der ALPEN Methode jedoch mit minimalem Zeitaufwand ganz easy selbst erstellen.

  • Schritt 1: Aufschreiben
    Der erste Schritt: Aufschreiben. Auch wenn es albern klingt. Was aufgeschrieben wurde ist aus dem Kopf und erleichtert einem das Denken. Und wenn man alle seine Aufgaben vor sich sieht, ist der “große unüberschaubare Berg” vielleicht schon gar nicht mehr so unüberwindbar, wie es zunächst schien. Also: Alles runterschreiben und damit den ersten Schritt der ALPEN-Methode abhaken.
  • Schritt 2: Länge definieren.
    Wir haben bei der Definition von Zeitmanagement bereits darüber gesprochen, dass jedem von uns natürlich nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht, die man am Tag verwenden kann. Daher ist der nächste Schritt von “ALPEN” essentiell: Denn im Schritt “Länge definieren”, bekommt jede Aufgabe ein Zeitkontingent zugewiesen. Selbstbetrug funktioniert an dieser Stelle leider nur bedingt: Zwar sind ambitioniert kurze Zeiträume ein adäquates Mittel um durch den eigenen Ehrgeiz die Performance zu steigern, kann man sich jedoch nicht daran halten ist der ganze Tagesplan ziemlich schnell obsolet. Unnötig viel Zeit sollte man für eine Aufgabe jedoch auch nicht einplanen. Denn eine Aufgabe wird mit großer Sicherheit auch so viel Zeit in Anspruch nehmen, wie wir dieser einräumen. Fazit: Eine realistische Zeiteinschätzung ist hier unabdingbar. An dieser Stelle auch noch einmal der Hinweis auf das Pareto Prinzip: 80% des Ergebnis nehmen nur 20% der Gesamtarbeitszeit ein. die letzten 20% zur Fertigstellung brauchen jedoch 80% der Zeit! Vielleicht kann man also auch hier etwas Zeit sparen, in dem man sich mit den 80% zufrieden gibt. Das Pareto-Prinzip macht es einem also definitiv leichter!
  • Schritt 3: Pufferzeiten einplanen
    “Hi, ich brauche die neue Version doch spontan schon heute – bekommen wir das hin?” Wir alle lieben spontane Anpassungen der Deadlines und andere plötzlich auftauchende Aufgaben. Selbst wenn man seine Tagesaufgaben perfekt geplant und terminiert hat – ein einziger Anruf kann den gesamten Plan wie ein Kartenhaus einstürzen lassen. Damit das nicht so leicht passiert ist der nächste Schritt der ALPEN Methode “Pufferzeiten einplanen”. Als Faustregel kann man sich merken: “60% verplanen, 40% als Puffer frei halten”. Dieser Puffer hat sicher schon dem ein oder anderen den wohlverdienten Feierabend mit Netflix and Chill gerettet.
  • Schritt 4: Entscheiden
    Uns müsste nun eine vollständige ToDo-Liste mit Zeitschätzungen vorliegen und wir wissen, wie viel Zeit wir am nächsten Tag verplanen können. In den meisten Fällen wird man nun auf ein Problem stoßen: Zu viele Aufgaben für zu wenig Zeit. Das ist ganz normal und bringt uns zum vorletzten Punkt im ALPEN Modell: Entscheiden. Welche Aufgaben bekommen einen der raren Plätze im finalen Tagesplan? Wer bis hier her gewissenhaft gelesen hat wird schnell merken: Dafür haben wir doch schon was! Genau: Die Eisenhower Matrix. Natürlich ist das nicht die einzige Möglichkeit seine Aufgaben zu priorisieren – aber sie ist verdammt gut! Jede Aufgabe auf dem Zettel wird nach Dringlichkeit und Wichtigkeit bewertet. Nur die wichtigen UND dringenden Aufgaben kommen in den Tagesplan. Der Rest wird delegiert, geschoben oder einfach gestrichen! Klingt hart, wird den eigenen Tagesablauf jedoch wesentlich angenehmer machen. Einfach mal ausprobieren.
  • Schritt 5: Nachkontrolle
    Wer sich mit dem Thema Selbstmanagement bzw. Zeitmanagement beschäftigt ist sicherlich kein ganz unreflektierter Mensch. Daher sollte der nächste Schritt keine große Überraschung sein. “Nachkontrolle”. Wir gut war der Plan in der Retrospektive? Der einfachste Indikator: Ist es maximal 18 Uhr und du hast alles geschafft was du wolltest? Dann war die Planung sicherlich nicht ganz falsch 😉 Es lohnt sich noch ein wenig mehr ins Detail zu gehen und zu schauen, wie genau die geschätzten Zeiten waren. Wer am Tag sehr viele kleine Aufgaben erledigt, sollte vielleicht über ein Timetracking System nachdenken, um sich bei der Bewertung der eigenen Schätzungen nicht auf sein Gefühl verlassen zu müssen.

Ob man mit diesem System nun auch über ein Gebirge kommt sei dahingestellt – durch den Tag kommt man damit jedoch wesentlich entspannter.

3. Die Pomodoro-technik

Auch bei der Pomodoro Technik handelt es sich um ein Framework um den eigenen Tag besser zu strukturieren. Doch während die meisten anderen Methoden davon ausgehen, dass man seinen Tag im Vorfeld plant, hat die Pomodoro Methode einen pragmatischen Ansatz.

Tagesstruktur

Die Aufmerksamkeitsspanne bzw. die Zeit in der wir wirklich konzentriert eine Aufgabe abarbeiten können ist nicht besonders lang. Allerdings planen die meisten mit einem zwei mal Vier-Stunden-Tag! Dazwischen dann eine schnelle Pause von 30 oder 60 Minuten. Dass die 4 Stunden-Blöcke in der Regel nicht die besten Ergebnisse liefern ist allgemeinhin bekannt.

Hier setzt die Pomodoro-Technik an. Statt in zwei große Blöcke teilt man den Tag in viele kleine Einheiten ein.

Um genau zu sein in Blöcke von 25 Minuten.

Nach solch einem Block legt man eine kurze 5-Minuten-Pause ein. Nach 4 Einheiten, sprich 2 Stunden, gibt es eine etwas längere Pause von ca. 15 bis 20 Minuten.

Vorbereitung

Natürlich ist es auch hier essentiell, dass alle zu erledigenden Aufgaben vorher klar und schriftlich vorbereitet sind. So kann man sich vollkommen auf die Abarbeitung konzentrieren.

Was ist mit Kundenkontakt?

Hat man einen Job, der nicht immer komplett planbar ist, beispielsweise wenn Kunden anrufen oder plötzlichen Anfragen reinkommen, kann man die Pomodoro-Technik trotzdem effektiv einsetzen. Selbst wenn man nur einen halben Tag nach diesem Prinzip einplant, und dies vielleicht nicht einmal an jedem Tag in der Woche, kann diese Zeit extrem produktiv sein.

Tipp: Lege für diese Fokuszeit einen Blocker in deinem Kalender an. Das ist nicht nur hilfreich um spontanen Terminen vorzubeugen, sondern die Erinnerung wird auch dich dazu drängen die eingeplante Zeit zu nutzen.

3. Die "getting things done" Methode

Vielleicht könnte man die “getting things done Methode” mehr als “Einstellung” oder “Mindset” bezeichnen. Denn hierbei geht es weniger darum eine bestimmte Abfolge an Schritten abzuarbeiten, um leichter durch den Berufsalltag zu kommen. Vielmehr hilft GTD einem dabei sich auf die UMSETZUNG fokussieren zu können und weniger “Management overhead” zu haben.

Um dies zu erreichen muss nur ein einfacher Schritt befolgt werden:

Schreibe einfach ALLES auf, was du erledigen musst.

In erster Linie geht es dabei nicht um die Form der Liste, sondern darum, dass das Gehirn die wertvollen Ressourcen nicht für das Vorhalten der Liste aufwenden muss, sondern sich direkt um die Lösung kümmern kann.

Vorteile von getting things done

Auch wenn die positiven Effekte auf der Hand liegen, hier eine kleine Liste. (So wie es sich für GTD gehört 😉 )

  • Effizienter Einsatz der Gehirn-Ressourcen
  • Keine Angst mehr Dinge zu vergessen
  • Kann auch das Privatleben bereichern
  • Einfach umzusetzen
  • Ordnung der Gedanken und psychische Ruhe

Tools für getting things done

Die Frage die sich hier natürlich stellt: Wo soll ich denn das alles hinschreiben?

Wunderlist (RIP), Trello, alte Rechnungen, einer der vielen noch unbenutzten Notizbücher?

Die Antwort lautet: Es kommt darauf an

  1. Was für ein Typ bist du?
  2. Wie viel möchtest du aufschreiben?

Ein überaus strukturierter Mensch, der Ordnung liebt und in der Lage ist eine ToDo-Liste zu jeder Zeit perfekt sauber zu halten, ist mit einer App wie Microsoft ToDo oder Todoist sicher gut beraten.

Ein eher chaotisch-kreativer Typ mag vielleicht lieber Papier, etwas haptisches und kommt dann doch eher mit einem Notizbuch klar?

Heißer Tipp: Notion!
Wem der, zugegebenermaßen nicht sehr einfache, Einstieg gelingt, dem eröffnen sich ganz ungeahnte Möglichkeiten.

Doch egal welches Medium man sich für seine Listen aussucht. Das wichtigste ist, dass man es tut. Eine kleine Liste der beliebtesten Tools für das Selbst- bzw. Zeitmanagement haben wir hier zusammengestellt:

Apps für besseres Zeitmanagement

Jede Technik zum Selbst und Zeitmanagement bringt nichts, wenn sie unpraktisch ist – heißt:

Wenn man das benötigte Notizbuch nicht zur Hand hat bringt es einem nichts, dass man eine super tolle Liste geschrieben hat. Was ein Glück gibt es eine ganze Reihe an Apps und Services die man zu jeder Zeit und auf jedem Endgerät nutzen kann:

Wunderlist

Ach ja, Wunderlist! Je nachdem, wann du diesen Beitrag liest, ist es vielleicht schon so weit und Wunderlist ist nur noch eine Legende und der Nachfolger “Microsoft ToDo” hat übernommen. Gegründet von Christian Reber, Frank Thelen und anderen, hat sich Wunderlist zur vermutlich bekanntesten ToDo-List-App entwickelt, die es gab. Bis das Unternehmen von Microsoft aufgekauft wurde und die Transformation begann. Ob man das gut findet oder nicht sei einmal dahin gestellt. Was zählt: Die Idee, nämlich die von einer einfachen cross-plattform ToDo-Listen-App lebt weiter. Wer nach einer weiteren Alternative für Wunderlist sucht wird sicher auch auf Todoist treffen. Layout, Features und Bedienung sind sehr ähnlich. Welche App es am Ende wird hängt sicher von den ganz spezifischen Vorlieben ab.

Trello

trello

Mindestens genauso bekannt wie Wunderlist ist Trello. Die App, die hauptsächlich für die digitale Abbildung von Kanban-Boards gedacht war, wird heutzutage für alles mögliche genutzt:

  • Als ToDo-Liste,
  • zur Dokumentation,
    für die
  • Teamorganisation
  • und teilweise wirklich für Kanban!

Das schöne: Durch die freie Definition von Labels und Boards kann man sich sein Trello so bauen wie man es braucht.

Auch die Möglichkeiten mit anderen gemeinsam ein Board zu teilen, gehört zu den wichtigen Features von Trello. Dabei arbeitet Trello immer mit Karten, die man auf beliebigen Boards verteilen kann. Eine Karte ist dabei in der Regel eine Aufgabe, ein ToDo oder eine Notiz. Der Karte können dann weitere Detail-Informationen hinzugefügt werden, wie beispielsweise ToDo-Listen, Beschreibungen, Datei-Anhänge oder einfach Kommentare und Diskussionen.

Nutzt man Trello zum Organisieren seines Teams oder zum Selbstmanagement kann man natürlich auch Erinnerungen bzw. Deadlines einstellen und Karten bestimmten Teammitgliedern zuweisen.

Durch die freie Benennung der Listen sind verschiedene Strukturen denkbar.
So könnte man zum Beispiel pro Team-Mitglied eine Liste anlegen, jedem Wochentag eine Liste geben oder auch seine Karten nach

  • Backlog
  • Work in progress
  • Review
  • Done

sortieren.

Wer Trello gerne in mehreren Bereichen seines Lebens einsetzen möchte kann ganz einfach mehre Teams erstellen und so eine saubere Trennung erreichen. Beispielsweise zwischen Privat, Hobby und Arbeit. 

Zenkit​

Zenkit

Bei Zenkit dreht sich alles um die Organisation und Darstellung von Items. Ein Item ist dabei unterschiedlich zu interpretieren. So können klassische Aufgaben als Item angelegt und in einer ToDo-Liste angezeigt werden. Was Zenkit jedoch jetzt so besonders macht? Jede Sammlung an Items kann in verschiedenen Views dargestellt werden und so dessen Bedeutung verändern.

Ein Beispiel, dass Zenkit während des Onboarding Prozesses aufführt verdeutlicht sehr gut, wie man durch diese Möglichkeit quasi ein ganzes Projekt planen kann.

Nehmen wir einmal an wie wollten eine Rakete zum Mond schicken. Neben einer klassischen ToDo-Liste wäre hier auch sicher eine Art Inventar gut, um zu sehen welche Gegenstände man bereits in welcher Anzahl vorliegen hat. Dazu kann man einfach eine Tabelle in Zenkit anlegen, die Spalten selbst definieren und pro Item eine Zeile hinzufügen.

Das agile Entwicklungs-Team, das die Software für unsere Rakete baut, kann wie gewohnt mit einem Kanban-Board die zu erledigenden Aufgaben durch die Pipeline laufen lassen.

Wir denken groß und wollen direkt die Mars-Mission planen? Dann könnte man beispielsweise eine Mind-Map erstellen!

Das spannende: Der View lässt sich auch im Nachhinein mit nur einem Klick ändern. Vom Kanban-Board in die ToDo-Liste, von der ToDo-Liste in eine Kalender-Ansicht, von der Mind-Map in eine Tabelle. Mit ein bisschen Hirnschmalz kann man also mit Zenkit jeden Aspekt des Projektes abbilden, mit seinem Team teilen und sich so organisieren. Das geht dann auch über das einfache Selbstmanagement hinaus!

Eine Alternative zu Zenkit könnte übrigens Notion sein! Auch hier gibt es die Möglichkeit Objekte anzulegen und in verschiedenen Views anzuzeigen.

Chaos Control

chaos control

Jeder, der sich beim Thema “getting things done” angesprochen gefühlt hat, sollte sich in jedem Fall Chaos Control anschauen.

Chaos Control ist, anders als die anderen hier aufgeführten Tools, eine reine native Anwendung. Es läuft also nicht im Browser sondern wir als App auf dem Windows oder Mac Rechner bzw. Android oder iOS Gerät installiert.

Danach kann es auch schon losgehen – Chaos Control setzt auf die “Getting things done”-Methode. Hier haben wir diese Methode bereits kurz beschrieben. Was mache ich nun mit Chaos Control? Ganz einfach: Alles aufschreiben – und zwar strukturiert.

Zunächst werden die Ziele definiert, die man im Rahmen seines Projektes erreichen möchte. Anschließend sammelt man alle Aufgaben, die zum Erreichen des Ziels notwendig sind. Das Tool unterstützt hier vor allem durch eine simple Oberfläche und die Möglichkeit alles zu strukturieren. Denn alles aufschreiben bringt nichts, wenn man es im Nachhinein nicht mehr wiederfindet. Durch Deadlines und Kontext-Listen kann man seinen Tag einfach planen, strukturieren und seine Zeit besser einteilen.

intyme

intyme
Hol dir jetzt intyme

intyme ist eigentlich ein Tool, um seine Kunden immer über den aktuellen Projekt-Status informiert zu halten und an bevorstehende Aufgaben zu erinnern, mit dem Ziel Projekte schneller und stressfrei abzuschließen!

Die vorgehensweise ist dabei recht simpel.

Projektplan erstellen

Zu Projektbeginn bildet man alle kommenden Schritte in einem Tabellenartigen Projektplan ab. Diesen kann man entweder komplett manuell oder automatisch über ein Template erstellen.

Dabei gliedert man sein Projekt in Phasen, Blöcke und Tasks. Gerade für Dienstleister in der kreativbranche, die sich regelmäßig Feedback Ihrer Kunden einholen ist dieser Aufbau sehr vertraut.

Zeitplan anpassen

Jeder Task hat ein Fälligkeitsdatum, bis zu dem er erledigt werden muss. Dieses kann man einfach auswählen oder auf Basis von benötigten Arbeitstagen einfach automatisch und abhängig vom vorherigen Task berechnen lassen. Zuletzt wird nur noch festgelegt, ob der Task vom Projektmanager oder dem Kunden bearbeitet werden muss.

Projektplan mit dem Kunden teilen

Der wichtigste Aspekt bei intyme ist das teilen des Timings mit dem Kunden. Diesem schickt man einfach einen Freigabelink und schon hat er immer einen aktuellen Überblick über die anstehenden Aufgaben! Damit kann sich dann natürlich auch der Kunde selbst organisieren und einen Tag planen.

Als Projektmanager gibt es ebenfalls einige Benefits. Im persönlichen Dashboard werden die Projekte automatisch sortiert, sodass man auf einen Blick sieht, um welche Projekte man sich heute kümmern muss und auch welcher Task ansteht. So lange man die Projektpläne also aktuell hält, hat man tagtäglich eine aktuelle ToDo-Liste für seine Projekte verfügbar.

Notifications

Mit intyme sollen Projekte schneller abgeschlossen werden. Damit das klappt, darf natürlich niemand eine Deadline vergessen. Um das zu verhindern werden von intyme automatisch Benachrichtigungs-Mails verschickt. Sowohl an den Kunden als auch an den Projektmanager.

intyme dreht den Spieß also ein bisschen um. Anstatt sich mit den Task alleine herumschlagen, legt man zu Projektstart fest, welche Aufgaben alle erledigt werden müssen. Ist diese Arbeit getan kommen die Kunden-kritischen Task fein säuberlich aufbereitet von ganz allein.

Zeitmanagement Tipps

Fassen wir die Tipps zum Zeit- bzw. Selbstmanagement doch noch einmal zusammen. Die meisten Methoden haben einiges gemeinsam:

  • Aufschreiben
  • planen
  • konsequent ausführen

Und das wichtigste an der Sache:
Es muss zur Routine werden.
Erst wenn es zur Routine geworden ist, kann man mit einer Methode oder App wirklich Zeit sparen. Sobald etwas im Kopf aufploppt sollte es schnellstmöglich in den “Prozess” gebracht werden. Welches Tool man dann dafür wirklich nutzt, ist nicht das entscheidende. Der beste Tipp, den man geben kann ist jedoch vermutlich folgender:

Das beste Tool, die beste Methode bringt nichts, wenn man Sie nicht nutzt. Und mit nutzen meint man nicht das Erstellen eines Accounts und stundenlange überlegen, welche Listen, Kategorien oder ähnliches man braucht. Sondern einfach die konsequente Nutzung im eigenen Alltag.